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A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO ENSINO SUPERIOR

O prazo para implementação da Portaria 315 do MEC foi estendido para Abril de 2021.

Com a extensão do prazo para as Instituições de Ensino Superior (IES) se adequarem às novas regras para gestão documental no setor da educação determinadas pelo Ministério da Educação e Cultura (MEC), que regulam a digitalização, preservação e guarda de todo o seu acervo acadêmico, as instituições conseguiram mais tempo para buscar parceiros adequados para o devido cumprimento da portaria.

O QUE É IMPORTANTE ENTENDER SOBRE A PORTARIA MEC 315?

A Portaria 315 define, em seu art. 37, o Acervo Acadêmico como “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Assim estão incluídos todos documentos como editais dos vestibulares, matrículas, as grades curriculares e suas eventuais alterações, o projeto pedagógico dos cursos, calendários acadêmicos, históricos escolares, comprovantes de estágio, declarações, entre muitos outros.

Não basta apenas digitalizar os documentos, também é preciso “garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais” (art.45, I).

Conforme o art. 46, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos das IES deve ter, obrigatoriamente, todas as características a seguir:

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Ou seja, tão importante quanto a digitalização dos documentos, é a sua gestão, organização e validade jurídica através do uso do certificado digital.

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Com mais de 8.000 clientes, a ColorSisthem possui know-how para auxiliar as Instituições no cumprimento das portarias 315 e 330 do MEC.

A obrigatoriedade da digitalização do acervo acadêmico é uma oportunidade de transformar digitalmente a instituição, aumentando a produtividade, reduzindo custos, ganhando competitividade e atendendo as demandas dos alunos com qualidade e sustentabilidade.

Por isso, ao escolher a ColorSisthem como parceira nessa transformação, encontre tranquilidade e segurança para realizar a obrigatoriedade da norma com muita qualidade.

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