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Todas as empresas precisam de controle e organização documental, caso contrário, fica difícil localizar ou acessar informações de forma rápida e precisa. Além disso, os riscos de perderem documentos são grandes, acarretando prejuízos a empresa.
Imagine você em uma reunião de negócios e alguém solicita um determinado documento, como vai encontrá-lo? Você já perdeu pontos em prontidão e organização.
GED é uma tecnologia utilizada para captar, armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos com total segurança.
O objetivo é gerenciar o ciclo de vida das informações desde a sua criação até seu arquivamento. Passando a ser parte integrante do sistema de Workflow, onde documentos, informações, dados e tarefas são repassados aos profissionais envolvidos, seguindo um conjunto pré-estabelecido de regras e procedimentos, contribuindo para eficiência e produtividade de sua empresa. E gerenciado pela ColorSisthem através de profissionais com experiência e conhecimento específico nas áreas de GED e EPM, BPO, ECM, Workflow.
Os documentos que serão digitalizados precisam passar por um scanner para migrarem para o meio digital, onde são criadas cópias idênticas às originais. Após a digitalização, passam por um controle de qualidade para atestar que as cópias estão legíveis e em boa definição para serem armazenados no sistema GED.
Em seguida, os documentos são migrados para os locais que serão armazenados e criados modelos de indexação por assuntos, seções, datas, etc. Após digitalizados e armazenados, já pode disponibilizá-los.
Dessa forma, todos os documentos e arquivos são ordenados automaticamente conforme a necessidade, melhorando o desempenho das atividades, economizando tempo e facilitando a busca por informações.
Independente do tamanho da empresa, é preciso considerar a quantidade de arquivos produzidos. No entanto, todos podem digitalizar seus documentos através de softwares de gestão documental, a fim de tornar o acesso às informações seguras e otimizadas.
A empresa que não digitaliza seus documentos tornam seus processos lentos, com uma alta burocracia envolvendo as suas atividades. Atualmente, a maioria das empresas vem digitalizando seus trabalhos, a companhia que não se mostra ativa, disposta em acompanhar os avanços tecnológicos no mercado digital, perde terreno para a concorrência.
O software utilizado em um sistema GED deve permitir a digitalização maciça de documentos, definir o acesso à informação de diferentes perfis, assinar digitalmente e com um certificado digital, atender aos requisitos do decreto 10.278/2020, se integrar aos outros sistemas da empresa e ser uma ferramenta de fácil utilização.
É necessário que a ferramenta atenda às demandas da empresa, superando expectativas. Deve ser prática e aumentar a produtividade dos colaboradores. Precisa ser acessível de qualquer lugar e a qualquer hora, que seja seguro e proteja todas as transmissões de dados.
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