Em um cenário cada vez mais digital e orientado à eficiência, muitas empresas estão repensando sua infraestrutura de impressão. A ideia de ter equipamentos próprios, comprar suprimentos constantemente e lidar com manutenções internas está dando lugar a alternativas mais flexíveis e econômicas — como a impressão como serviço (MPS – Managed Print Services).
Mas será que essa opção realmente vale a pena? Neste artigo, vamos comparar os principais modelos disponíveis no mercado: aquisição, locação e assinatura (MPS), para ajudar você a decidir qual se encaixa melhor na sua realidade.
Aquisição: quando ter impressoras próprias faz sentido
Adquirir impressoras é o modelo mais tradicional. A empresa compra os equipamentos e se responsabiliza por tudo: manutenção, suprimentos, suporte técnico e reposição de peças.
Vantagens:
- Equipamento é patrimônio da empresa
- Mais liberdade de uso e configuração
- Pode ser vantajoso para empresas com alta demanda e estrutura interna de TI
Desvantagens:
- Alto custo inicial de investimento
- Gastos recorrentes com suprimentos e manutenção
- Obsolescência tecnológica mais rápida
Locação: custo previsível, mas com limitações
Na locação, a empresa paga um valor mensal para utilizar os equipamentos. Esse modelo geralmente inclui manutenção básica, troca de peças e suporte técnico.
Vantagens:
- Sem investimento inicial alto
- Equipamentos atualizados com mais frequência
- Suporte técnico incluso no contrato
Desvantagens:
- Custos fixos mesmo com pouca demanda
- Limitações contratuais e pouca flexibilidade
- Suprimentos nem sempre estão incluídos
Impressão como serviço (MPS): o modelo inteligente
O modelo de assinatura funciona como um serviço completo: a empresa contrata a impressão como uma solução, pagando por página impressa, sem precisar se preocupar com equipamentos, suprimentos ou manutenção.
Vantagens:
- Pagamento por uso real
- Monitoramento remoto e automatizado
- Suprimentos entregues automaticamente
- Redução de desperdício e maior controle de custos
- Relatórios detalhados de uso por setor ou colaborador
Desvantagens
- Depende de boa escolha de fornecedor
- Pode exigir adaptação nos fluxos de trabalho
- Necessário alinhamento com a estratégia da empresa
Afinal, qual modelo escolher?
A escolha depende do porte da empresa, volume de impressão e estratégia de crescimento. Para pequenas empresas com uso esporádico, a aquisição ainda pode ser viável. Já para médias e grandes empresas, locação ou MPS oferecem mais previsibilidade, praticidade e eficiência operacional.
A impressão como serviço tem se mostrado o caminho mais moderno e sustentável — tanto do ponto de vista financeiro quanto de gestão.
Conclusão
Migrar para um modelo de assinatura pode representar uma redução significativa de custos, além de permitir que sua equipe se concentre no que realmente importa: o core business.
Antes de decidir, analise o perfil da sua empresa, os custos atuais e as possibilidades de otimização. Afinal, imprimir bem também é uma questão de gestão inteligente.
