Firewall, antivírus, autenticação em dois fatores, política de senhas. A segurança da informação entrou na pauta de quase toda empresa. Mas há um equipamento ligado à rede, cheio de documentos confidenciais, que costuma ficar fora dessa lista: a impressora.
O relatório Print Security Landscape 2026, da consultoria Quocirca, mostra o tamanho do ponto cego. Entre as empresas pesquisadas nos EUA, no Reino Unido, na França e na Alemanha, 67% tiveram ao menos uma perda de dados ligada à impressão nos 12 meses anteriores (eram 56% em 2025). Ao mesmo tempo, 80% dizem que a operação depende da impressão, e só 31% colocam a impressão entre os principais riscos de segurança.
Este artigo mostra os 4 riscos mais comuns, o que a LGPD tem a ver com isso e como a impressão segura reduz o problema.
Por que a impressora é um risco de segurança
Uma multifuncional corporativa não é só uma impressora. Ela:
- está conectada à rede da empresa;
- recebe documentos de dezenas de usuários;
- digitaliza e envia arquivos para e-mails e pastas;
- muitas vezes armazena cópias do que foi impresso e digitalizado em um disco interno.
Ou seja: é um computador com acesso a documentos sensíveis, que raramente recebe a mesma atenção dos demais.
Os 4 riscos mais comuns no parque de impressão
1. Documento esquecido na bandeja
É o risco mais simples e o mais frequente. Alguém manda imprimir um contrato, um holerite ou a ficha de um cliente, se distrai, e o papel fica na bandeja à vista de quem passar. Em impressoras compartilhadas por vários setores, isso acontece todos os dias.
2. Equipamento sem senha de administrador
Muitos equipamentos saem de fábrica com o painel de administração sem senha, ou com uma senha padrão conhecida. Quem tem acesso à rede pode alterar configurações, redirecionar a digitalização ou consultar registros.
3. Disco rígido no descarte ou na devolução
Muitas multifuncionais guardam no disco interno imagens dos documentos processados. Quando o equipamento é vendido, devolvido ou descartado sem apagar esses dados com segurança, os documentos vão junto.
4. Impressão sem rastreio
Sem registro de quem imprimiu o quê, quando e onde, não há como investigar um vazamento nem identificar um uso indevido. Também fica impossível cobrar o volume por setor ou centro de custo.
O que a LGPD tem a ver com a impressora
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) vale para dados pessoais em qualquer meio, inclusive o papel. A empresa que trata dados de clientes, colaboradores ou pacientes precisa adotar medidas de segurança para protegê-los contra acessos não autorizados e situações acidentais.
Na prática, um holerite esquecido na bandeja, uma ficha cadastral impressa e deixada à vista ou um equipamento descartado com documentos no disco são situações que a lei pede para prevenir. As sanções previstas incluem advertência e multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração, além do dano à reputação.
A boa notícia: os riscos da impressão se resolvem com medidas simples e conhecidas.
O que é impressão segura
Impressão segura é o conjunto de recursos e práticas que garante que só a pessoa certa tenha acesso ao documento impresso ou digitalizado. Os principais recursos:
- Liberação por senha ou crachá (pull printing): o documento só sai quando o usuário se identifica no equipamento. Nada fica esquecido na bandeja. Segundo a Quocirca, é a política de segurança de impressão mais adotada hoje, usada por 51% das empresas pesquisadas.
- Senha de administrador e bloqueio de configurações: só a equipe responsável altera o equipamento.
- Limpeza segura do disco na devolução, na troca ou no descarte.
- Registro de uso: relatórios de quem imprimiu, quanto e onde.
- Firmware atualizado: correções de segurança aplicadas ao longo do contrato.
Fonte dos números acima: Quocirca, Managed Print Services Landscape 2025.
Parque padronizado, parque mais seguro
O mesmo relatório da Quocirca aponta que a perda de dados é mais comum em parques com várias marcas e fornecedores (69%) do que em parques padronizados (64%). Faz sentido: cada marca tem seu painel, suas configurações e seu ciclo de atualização. Quanto mais variado o parque, mais difícil manter tudo protegido.
Padronizar equipamentos e concentrar a gestão em um parceiro não é só uma decisão de custo. É também uma decisão de segurança.
Checklist rápido de segurança na impressão
Marque cada item que já está em conformidade na sua empresa.
Se a resposta for “não” ou “não sei” para dois ou mais itens, o parque de impressão é um ponto cego de segurança.
Como o outsourcing ajuda
Em um contrato de outsourcing, a segurança deixa de depender de cada setor lembrar de configurar o seu equipamento. No outsourcing de impressão da ColorSisthem, esses cuidados fazem parte da gestão do parque: liberação de impressão por senha ou crachá, bloqueio do equipamento e limpeza do disco na devolução. Veja também como funciona a gestão de impressão.
Perguntas frequentes
A LGPD vale para documentos impressos?
Sim. A lei protege dados pessoais em qualquer meio, digital ou físico.
Impressora guarda os documentos que imprime?
Muitas multifuncionais corporativas guardam imagens dos documentos em um disco interno. Por isso a limpeza segura antes da devolução ou do descarte é importante.
O que é pull printing?
É a liberação da impressão no equipamento, por senha ou crachá. O documento fica em espera até o usuário se identificar, e não fica esquecido na bandeja.
Impressão segura deixa o processo mais lento?
Não de forma relevante. O usuário só precisa se identificar no equipamento. Em troca, evita reimpressões e documentos perdidos.
Resumo
- A impressora é um equipamento de rede com acesso a documentos sensíveis, e costuma ficar fora da política de segurança.
- 67% das empresas pesquisadas pela Quocirca tiveram perda de dados ligada à impressão no último ano.
- Os 4 riscos: documento na bandeja, equipamento sem senha, disco no descarte e impressão sem rastreio.
- A LGPD vale também para o papel.
- Impressão segura e parque padronizado reduzem o risco.
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