O que é GED?
GED (Gestão Eletrônica Documental) é uma tecnologia utilizada para captar, armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos com total segurança.
Entretanto, é preciso planejar: quais documentos serão digitalizados e como serão realizados? Onde serão armazenados? Como acessar esses documentos após a digitalização?
A falta de conhecimento para realizar essas tarefas geram problemas, como perda e/ou dificuldade em acessar informações de forma rápida.
Sabendo a necessidade de controle e organização de documentos, armazenamento e localização dos mesmos, desenvolvemos soluções para diversos segmentos corporativos, automatizando processos, classificando cada um dos arquivos e a indexação desses em seu sistema.
Os documentos que serão digitalizados precisam passar por um scanner para migrarem para o meio digital, onde são criadas cópias idênticas às originais. Após a digitalização, passam por um controle de qualidade para atestar que as cópias estão legíveis e em boa definição para serem armazenados no sistema GED.
Em seguida, os documentos são migrados para os locais que serão armazenados e criados modelos de indexação por assuntos, seções, datas, etc. Após digitalizados e armazenados, já pode disponibilizá-los.
Dessa forma, todas as informações são ordenadas automaticamente conforme a necessidade, melhorando o desempenho das atividades, otimizando tempo e facilitando a busca. E isso é só o princípio do que é GED.
Quais os benefícios do GED?
- Precisão na localização de documentos (respostas rápidas e precisas);
- Agilidade em transações entre empresas;
- Gerenciamento automatizado de processos;
- Redução de custos com cópias;
- Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
- Sem extravios ou falsificações de documentos;
- Integração com outros sistemas e tecnologias;
- Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, ECM, CRM e BI;
- Armazenamento e recuperação de informações existentes em documentos e dados eletrônicos com total segurança;
- Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa;
- Sustentabilidade;
- E muito mais.
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