Pergunte a qualquer gestor quanto a empresa gasta com impressão e a resposta costuma ser o valor da compra de suprimentos, ou do contrato de manutenção. É um número real, mas é só uma parte do custo de impressão por página.
O custo real do parque de impressão inclui despesas que não aparecem na mesma nota fiscal, e algumas não aparecem em nota nenhuma. Este guia mostra o que entra na conta, como calcular e por que esse número é o ponto de partida de qualquer orçamento de 2027.
Por que o custo aparente engana
Os custos da impressão ficam espalhados pela empresa:
- A compra do equipamento está no patrimônio;
- Os suprimentos, em compras ou no almoxarifado;
- A manutenção, em serviços de terceiros;
- O tempo do time de TI, na folha de pagamento;
- A parada da operação não está em lugar nenhum.
Como ninguém soma essas linhas, cada área enxerga só a sua parte, e o custo total fica invisível. Em finanças, esse valor completo tem nome: custo total de propriedade (TCO, do inglês total cost of ownership).
Os 7 componentes do custo real de impressão
1. Equipamento (e sua perda de valor)
O preço de compra dividido pela vida útil estimada. Uma impressora comprada por R$ 12.000 para durar 4 anos custa R$ 250 por mês, mesmo parada.
2. Suprimentos
Toner, cartuchos, cilindros, papel e outros consumíveis. É o custo mais visível, e normalmente o único que a empresa acompanha.
3. Manutenção
Preventiva e corretiva, incluindo peças e visitas técnicas. A corretiva é a mais cara e a menos previsível.
4. Tempo do time de TI
Horas gastas com configuração, instalação de drivers, falhas de conexão, filas travadas e atendimento aos usuários. Para calcular, multiplique as horas mensais pelo custo hora do profissional (salário mais encargos, dividido pelas horas trabalhadas).
5. Parada da operação
Quanto custa uma hora sem imprimir notas fiscais, etiquetas de envio, prontuários ou contratos? Esse custo muda muito de um setor para outro, e em operações críticas costuma ser o maior de todos.
6. Compras emergenciais e gestão de fornecedores
Suprimento que acaba sem aviso é comprado às pressas, sem negociação. Somam-se as horas administrativas para cotar, comprar, receber e pagar vários fornecedores diferentes.
7. Energia, espaço e descarte
Consumo elétrico, espaço físico ocupado e o descarte correto de equipamentos e suprimentos usados.
Como calcular o custo de impressão por página
A fórmula é simples. O trabalho está em levantar os dados.
Passo a passo
1.Levante o volume. Anote os contadores de cada equipamento (quase todas as impressoras corporativas mostram o total de páginas no painel ou na página de configuração). Faça duas leituras com 30 dias de intervalo.
2. Some os custos diretos. Equipamento (depreciação mensal), suprimentos e manutenção dos últimos 12 meses, divididos por 12.
3.Estime os custos indiretos. Horas de TI (peça ao time um registro de 2 a 4 semanas), compras emergenciais e horas administrativas.
4. Estime o custo de parada. Quantas h
oras de parada houve no último ano, e quanto cada hora representa para a operação?
5. Divida o total pelo volume.
Exemplo ilustrativo
Valores hipotéticos, só para mostrar o cálculo.
| Componente | Custo mensal |
|---|---|
| Equipamento (depreciação de 5 máquinas) | R$ 1.250 |
| Suprimentos | R$ 1.800 |
| Manutenção | R$ 600 |
| Tempo de TI (10 h x R$ 80) | R$ 800 |
| Compras emergenciais + administrativo | R$ 300 |
| Energia e descarte | R$ 150 |
| Total | R$ 4.900 |
| Páginas impressas no mês | 35.000 |
| Custo real por página | R$ 0,14 |
Neste exemplo, quem olhasse só suprimentos e manutenção (R$ 2.400) calcularia R$ 0,07 por página, metade do custo real. E a conta ainda não inclui o custo de parada da operação.
Sinais de que o seu custo real está alto
- Equipamentos com mais de 5 anos de uso.
- Muitos modelos e marcas diferentes no mesmo parque.
- Setores com fila de impressão enquanto outros têm máquinas quase paradas.
- Compra de suprimento sem planejamento, “quando acaba”.
- O time de TI atendendo chamados de impressora toda semana.
- Nenhuma área sabe dizer quanto a empresa imprime por mês.
Se três ou mais desses sinais aparecem na sua empresa, o custo aparente está bem abaixo do real.
Como reduzir o custo real (sem só cortar impressão)
Reduzir o volume ajuda, mas o maior ganho costuma vir da gestão do parque:
- Dimensionar os equipamentos pelo uso real: a máquina certa no setor certo.
- Padronizar modelos: menos variedade significa suprimentos e manutenção mais simples.
- Monitorar o volume: saber quem imprime oquê permite ajustar e cobrar certo por centro de custo.
- Planejar a manutenção: manutenção preventiva evita as corretivas, que são mais caras. Veja por que a manutenção preventiva reduz desperdícios.
- Unificar contratos: um fornecedor, uma fatura, um responsável.
É exatamente isso que o outsourcing de impressão faz: transforma os 7 componentes em um único valor mensal, conhecido de antemão. Se você ainda está decidindo entre comprar, locar ou terceirizar, leia o comparativo entre os três modelos.
Perguntas frequentes
Qual é o custo médio de impressão por página?
Depende do tipo de equipamento, da cobertura de tinta, do volume e, principalmente, de quais custos entram na conta. Por isso, compare sempre o
custo real (com os 7 componentes), nunca só o custo do suprimento.
Impressão colorida custa muito mais que preto e branco?
Em geral, sim. Os suprimentos coloridos têm custo por página maior. Veja nosso artigo sobre impressão colorida ou preto e branco.
Como descobrir o volume de impressão sem um sistema de monitoramento?
Pelos contadores de cada equipamento. Faça duas leituras com 30 dias de intervalo e subtraia. Para ter o volume por usuário ou setor, é preciso um software de gestão de impressão.
Vale a pena fazer esse cálculo para poucos equipamentos?
Sim. Mesmo com poucos equipamentos, o tempo de TI e as paradas podem pesar mais do que se imagina. O cálculo leva poucas horas e evita decisões às cegas no orçamento.
Resumo
- O custo de impressão vai muito além de suprimentos: são 7 componentes, espalhados por várias áreas.
- Custo real por página = custos mensais totais ÷ páginas impressas.
- Quem olha só suprimentos e manutenção pode estar subestimando o custo pela metade, ou mais.
- O maior ganho vem da gestão do parque, não só de imprimir menos.
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