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O que é MPS (Managed Print Services)?

O MPS (Serviços de Impressão Gerenciados) ou outsourcing de impressão com um fornecedor externo pode trazer benefícios reais para empresas de todos os tamanhos.

Tradicionalmente, as empresas compravam uma variedade de impressoras, scanners e fotocopiadoras para os diferentes departamentos da empresa. A equipe de TI é geralmente responsável pela manutenção, como garantir que a tinta e o toner estejam estocados, que o software está funcionando e que o hardware da impressora é mantido em funcionamento. Os gerentes de TI e tomadores de decisão fazem o possível para adequar o parque de impressoras aos requisitos de negócios, fornecendo recursos de digitalização e gerenciamento de documentos para minimizar a papelada e reduzir os custos.

Os Serviços de Impressão Gerenciada (MPS) – ou outsourcing de impressão – adotam uma abordagem diferente, no entanto, oferecendo recursos de impressão, digitalização e cópia, não por meio de um conjunto de produtos, mas como um serviço completo. A implantação e o gerenciamento de todo o hardware são terceirizados para uma única empresa, o provedor de MPS, que também lida com consumíveis e manutenção, além de uma estratégia de impressão e documentos, consultoria e suporte.

É mais do que apenas supervisionar impressoras, e pode incluir fotocopiadoras, aparelhos de fax e qualquer outra coisa que gere papel. Um contrato de MPS também normalmente inclui o gerenciamento de todos os dispositivos internos de impressão e captura de dados.

Benefícios dos serviços de impressão gerenciados

Um benefício óbvio é que a carga de trabalho de compra, manutenção e atualização das impressoras da empresa muda da equipe de TI interna para o fornecedor externo, mas o MPS também pode reduzir os custos de impressão, economizar tempo, transformar práticas de trabalho e aumentar a produtividade.

Os fornecedores de MPS também ajudam a reduzir o desperdício, ajudando as empresas a utilizar melhor os modos de rascunho de alta qualidade, impressão frente e verso e outros recursos que reduzem a quantidade de tinta, toner e papel que utilizam.

Outro benefício é a economia de custos. Os fornecedores de MPS buscam maneiras de racionalizar e consolidar suas impressoras, substituindo muitas impressoras a laser grandes e antigas ou dispositivos de uso pessoal por um número menor de dispositivos mais novos, melhor distribuídos, mais rápidos ou impressoras multifuncionais, com todas as funções necessárias incorporadas. 

Reduza o número de impressoras sem comprometer a produtividade.

Os fornecedores de MPS também ajudam a reduzir o desperdício, ajudando as empresas a utilizar melhor os modos de rascunho de alta qualidade, impressão duplex e outros recursos que reduzem a quantidade de tinta, toner e papel.

Como o trabalho do fornecedor é manter as impressoras e mantê-las funcionando com um fluxo constante de suprimentos, o MPS também ajuda a reduzir os custos de suporte e libera sua equipe de TI para dedicar tempo a outros projetos. Isso também minimiza o tempo que os funcionários gastam esperando que as impressoras sejam consertadas ou trabalhando nas configurações corretas.

Aumentando a produtividade

Os fornecedores de MPS sabem tudo sobre impressão, mas também são especialistas em digitalização e gerenciamento de documentos. Isso os coloca em um bom lugar para recomendar novos processos ou práticas de trabalho que podem ajudar a reduzir o desperdício, reduzir o armazenamento de arquivos em papel e compartilhar informações com mais eficiência.

Eles também podem ajudar no suporte à impressão e digitalização a partir de dispositivos móveis, ou mesmo de fora do escritório, através da nuvem. Isso oferece suporte a um estilo de trabalho mais flexível, oferecendo aos funcionários toda a gama de recursos de impressão e digitalização ou permitindo que os atendentes imprimam na impressora mais próxima de onde estiverem.

O IDC estima que a simples mudança de impressoras auto gerenciadas para MPS uma empresa pode economizar em torno de 30% de seus custos de impressão, e há espaço para ir mais longe, repensando como a impressão é usada na empresa.

O MPS torna os custos de impressão previsíveis e pode liberar espaço de escritório desperdiçado em impressoras e cópias volumosas, para que você tenha a liberdade de usá-lo de maneira mais produtiva.

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