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Proteção de Informações Físicas e Digitais em Ambientes de Impressão

Atualmente a segurança em ambiente digital é algo decisivo em se tratando da sobrevivência e do sucesso das companhias e seus negócios. Empresas de todos os portes tem de conviver com o constante risco de ataques destrutivos, como phishing, DdoS ou ransomware. O Ponemon Institute informou que o custo médio global com falhas na segurança das empresas foi em torno de US$ 3,62 milhões no ano. A explosão do volume de dados e os novos fluxos de trabalho, que muitas vezes se estendem por meio de dispositivos, redes e regiões geográficas; a expansão e a digitalização do local de trabalho, assim como com a explosão do volume de dados e os novos fluxos de trabalho, que muitas vezes se estendem através de dispositivos, redes e regiões geográficas, acabam por tornar ainda maior o desafio de superar esse cenário. Por esse motivo, uma empresa já não consegue mais funcionar sem sistemas de gerenciamentos de dados e documentos.

Uma análise dos setores de impressões em ambientes coorporativos, nos mostra que últimos dez anos, as capacidades dos equipamentos e dispositivos multifuncionais cresceram dez vezes. Essa informação nos mostra a grande entrada, saída e armazenamento de dados corporativos que não podem ser ignorados na estratégia de segurança de uma empresa.

A seguir, listamos os itens que devem ser considerados na hora de definir a estratégia de proteção de documentos físicos e digitais:

1 – Controle

Para o controle de cópias não autorizadas, é necessário que as empresas utilizem ferramentas de gerenciamento de dispositivos e de autenticação de usuários que possibilitem o controle e a proteção de dados.

– Fechamento de impressão: Um documento recebido de um PC pode ser armazenado no disco rígido da impressora multifuncional. Juntamente com o armazenamento de um documento no disco rígido da impressora multifuncional, a função “bloqueio de impressão”, permite a criação de uma senha que que deve ser indicada antes do processo de impressão. Assim, o documento não será impresso até que o proprietário chegue ao dispositivo.

– Segurança avançada de captura: As soluções avançadas de captura oferecem várias camadas de criptografia em cada uma das etapas desse processo. Os administradores podem autorizar o acesso de um usuário individual ou credenciais para utilização em grupo.

– Proteção contra malware: Há equipamentos que adotam uma abordagem de tripla camada de proteção contra malware que inclui o hardware, que só pode funcionar por meio de linguagem ou sistema operacional exclusivo do fabricante; atualizações de firmware, que devem ser escritas e aprovadas exclusivamente nessa linguagem para evitar manipulações maliciosas com o software do dispositivo; e atualização de firmware, que deve ser assinada digitalmente pelo fabricante.

2 – Prevenção

– Restrição de acessos a documentos confidenciais: Evita alterações de documentos e impede falsificações, protegendo ao mesmo tempo contra ameaças específicas ou oportunistas dentro do próprio negócio.

– Garantia de trabalho móvel: medidas de segurança adicionais que possibilitam a troca de arquivos a partir de qualquer localização. Esses arquivos por sua vez estarão seguros em trânsito através de redes ou dispositivos, já que estão armazenados. A tecnologia de criptografia protege os dados ao longo de seu ciclo de vida, entre eles documentos e elementos de segurança vitais, como senhas, definições de macros e catálogos de endereços. Com a criptografia dificultaria aos invasores o acesso a qualquer informação.

3 – Eliminação

– Processo de destruição de dados: O processo de destruição de dados é uma parte extremamente importante de qualquer defesa integral de segurança em ambiente digital. Deve ser um processo completo, excluindo qualquer risco de roubo ou uso indevido.

Fim do ciclo de vida dos dispositivos de impressão: É fundamental excluir dados de impressoras ao final de sua vida útil, o que inclui a configuração de rede salva, os dados de usuários, os dados do disco rígido e também as etiquetas adesivas existentes no dispositivo. Esse processo garante que as empresas tenham o máximo controle sobre os dados pelos quais são responsáveis.

4 – Suporte

– Apoio especializado em segurança de TI: As companhias precisam de estratégias para garantir que a infraestrutura não represente um risco à segurança. Devem estar cientes dos pontos fracos de seus sistemas e das medidas para prevenir ataques direcionados. Dessa forma, é imprescindível contar com um fornecedor que ofereça diferenciais, como monitoramento remoto, mesa de serviço e recursos de gestão de transição.

A conclusão à qual se chega é que a segurança é vital para a sobrevivência de qualquer empresa. Assim, é sugerido que se fique atento a cada um desses itens, visto que o ambiente de trabalho digital moderno é dinâmico assim como as ameaças cibernéticas que enfrenta. Pela combinação de ameaças, requisitos legais e padrões complexos do setor, os potenciais danos fiscais e à reputação nunca foram tão grandes.

Por isso, é imprescindível estar atento à segurança de ponta a ponta para proteger os ativos mais importantes do seu negócio na era da economia da informação. Manter-se atento e contar com um fornecedor que ofereça proteção aos sistemas multifunção.

Fonte: CIO

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