GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é basicamente um conjunto de softwares composto de tecnologias desenvolvidas para facilitar e otimizar o processo de administração de documentos no meio digital.
A gestão de documentos tem como objetivo a economia e eficácia na produção e uso dos documentos em ambiente empresarial.
Sua principal função é assegurar e garantir o acesso pleno aos documentos suas e informações, minimizando ao máximo a possibilidade de perdas, tendo em mente que em um ambiente coorporativo a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.
O GED foi desenvolvido para facilitar todas as etapas do processo de gerenciamento de documentos. O recebimento, a organização, a busca e o compartilhamento de dados devem ser simples, seguros e precisos.
Entre os principais objetivos específicos da Gestão de Documentos se destacam:
- permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações;
- promover a transparência dos atos administrativos;
- garantir economia, eficiência e eficácia na administração;
- agilizar o acesso a todos os documentos disponíveis;
- tornar o processo decisório mais célere;
- racionalizar a produção documental;
- controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
- normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e/ou eliminação de documentos;
- contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente.
Entre os principais resultados obtidos através da Gestão de Documentos se destacam:
- Controle de Processos
Com um GED de qualidade fica muito mais fácil manter a ordem e acompanhar o documento no decorrer de todas as fases do processo de gerenciamento. - Diminuição de custos
Como já vimos anteriormente, material, mão de obra, espaço físico, tudo gera custos no processo de gerenciamento de documentos. E com o GED ideal esses custos podem ser exponencialmente reduzidos. - Proteção de informações
Outra intenção do GED é permitir que o usuário assuma o controle das informações de sua empresa. Que não coloque mais em risco a integridade e a confidencialidade de determinados documentos e informações. - Com o GED é possível definir quem vê o que, e o que cada pessoa pode fazer com cada documento, bem como cada uma das suas versões anteriores, visto que cada uma delas também fica armazenada, permitindo que se saiba o que, quando e quem efetuou as modificações
- Otimização de espaço físico
Em determinados setores de atuação o volume de documentos envolvidos nos processos de gerenciamento é bem alto. Consequentemente o espaço gasto com o arquivo de tais documentos acaba sendo bem extenso. - Quando as empresas optam por uma solução GED, o volume de documentos diminui exponencialmente e, desta maneira, o espaço físico pode ser aproveitado para outros fins.
- Aumento da produtividade
Com o GED muita coisa fica mais fácil. Diversas tarefas repetitivas passam a ser automatizadas. Ou seja, os responsáveis pela execução de tais tarefas ganham tempo para focar em atividades mais produtivas.
Conclusão
Compreender o que é GED e quais são os benefícios que a introdução desse sistema oferece para o fluxo de trabalho é um passo importante para tornar sua empresa mais produtiva. Como pudemos observar, a adoção da tecnologia GED permite executar os procedimentos corriqueiros de forma segura e ágil, diminuindo despesas e evitando retrabalho.
Agora que você conhece um pouco mais sobre o que é GED, entre em contato com a ColorSisthem através do telefone (11) 5906-5000 ou acesse o site www.colorsisthem.com.br para saber mais!!!
