Até 2020, a digitalização será prioridade de negócios para as empresas da América Latina, e as mudanças e estratégias necessárias para atingir este patamar já estão em curso, tendo em vista, principalmente o aumento na produtividade.
Para atingir esse objetivo, os CEOS tem focado no incremento da digitalização como forma de melhorar tanto os métodos de produção e gestão, quanto a experiência do consumidor.
Esses dados são reslultado de uma pesquisa feita pela IT Leaders, da IDC, e apontam ainda a digitalização como principal ponto de aproveitamento de outros pilares da transformação digital, como analytics e big data, mobilidade e inteligência artificial.
A pesquisa confirma o fato de que estas tecnologias não poderão ser aproveitadas em toda a sua potencialidade enquanto não houver melhoria da gestão de documentos e informações. A gestão eletrônica de documentos (GED), quando o assunto é a segurança cibernética, se apresenta como uma ferramenta vital ao permitir maior controle sobre os arquivos, ampliando a visibilidade da empresa sobre os dados e auxiliando na adequação dos mesmos a estratégias seguras de guarda, gerenciamento e utulização. Atualmente o GED é um dos temas mais abordados e visados no ambiente corporativo.
Um exemplo disso são os dados em papeis, que são mais difíceis de gerir pelo fato de não poderem ser integrados aos demais sistemas de gestão e de segurança de uma companhia. Desta forma, esses dados acabam por não participar do processo de gestão e de proteção, o que acaba por colocar em risco tanto a empresa quanto seus usuários e clientes.
Além disso a tecnologia de GED melhora o fluxo de informações dentro da empresa. Depois de digitalizados, os arquivos podem ser acessados de forma mais rápida, prática e organizada, o que evita o desperdício de tempo e recursos humanos na
na localização de papéis. No formato digital, os dados fluem com maior agilidade ao longo do negócio, resultando no aumento da produtividade.
Dentre as diversas áreas de um negócio podemos citar: a fiscal, contábil, gestão, comercial, RH, entre outras.
Entre os benefícios da digitalização de documentos nas rotinas de uma companhia estão a agilidade na emissão, certificação, legitimação, conferência e envio ao consumidor e ao fisco. Quem não se lembra da praticidade trazida pela substituição da nota fiscal em papel pela versão eletrônica?
Na área fiscal, por exemplo, a gestão de documentos através da digitalização agiliza o atendimento a exigências da legislação, como as do eSocial e do SPED – sendo este último, um forte indicador da importância do GED para o setor contábil.
Entre as pequenas e médias empresas, a formalização digital dos documentos representa um excelente método de organização, que auxilia o empreendedor na gestão empresarial.
No setor de RH, o atendimento ao eSocial também passa diretamente pela digitalização de documentos, especialmente no que diz respeito às áreas de Saúde e Segurança do Trabalho, pois facilita a conferência e a torna mais abrangente, e quando necessário também, a atualização das informações de cada colaborador, bem como o envio dessas informações aos órgãos competentes, o que minimiza à empresa os riscos de penalização por irregularidades trabalhistas ou previdenciárias.
Estes são apenas alguns exemplos. A digitalização e gestão eletrônica de documentos (GED) substitui as pilhas de papel em todos os departamentos corporativos, e se alia a tecnologias imprescindíveis para a transformação digital, como a mobilidade, o big data e o analytics. Isto porque, ao serem digitalizados, os dados passam a integrar as estratégias de negócio que utilizam tráfego online e móvel, além de participar das políticas de cloud computing e ficar disponíveis para análise e aplicações diversas a partir de softwares de BA e BI.
A partir de todas essas informações, chegamos a conclusão que o investimento em gestão documental, por meio da digitalização, trata-se de um passo imprescindível para a transformação digital. O GED é então um investimento direto na competitividade, ao elevar a posição das companhias em relação a concorrência.
Tudo isso se traduz em ganho, em crescimento, em lucratividade. Aspectos dos quais empresa alguma pode prescindir.
Fonte: Computerworld
