Até bem pouco tempo, quando falava-se em cloud computing o tema soava como uma tendência que não indicava chegar tão cedo por aqui, principalmente por conta do fator segurança da informação. Esse cenário mudou. A computação em nuvem evoluiu muito no mundo corporativo nos últimos anos e, hoje em dia é uma realidade das empresas que querem otimizar seus recursos e reduzir custo.
Isto ocorreu em função do aumento das ofertas as a service, como o próprio SaaS (Software as a Service). Para entender melhor a questão, temos um dos principais CRM do país, o Salesforce, rodando 100% em núvem (cloud). Isso é a maior prova da superação da barreira de confiança e segurança. Somente em 2017, os serviços em cloud computing cresceram 51,7% no Brasil, de acordo com dados da Brasscom.
O que acontece é que o uso do Cloud Computing resulta em uma série de vantagens para as empresas, enquanto o custo de aquisição e manutenção de servidores pode desequilibrar demasiadamente a relação de custo-benefício de uma empresa, e a computação em nuvem veio para solucionar essa equação.
E isso também acontece quando falamos de outsourcing de impressão. Com o fato de a núvem ser ampla, e estar sempre lá, é possível acessá-la de qualquer lugar, a qualquer momento, para quase toda necessidade corporativa.
A núvem passou a ser um grande repositório virtual de dados, composto de: servidores localizados em lugares diversos, disponíveis para prover necessidades variadas das empresas que utilizam o serviço. E como esse serviço é oferecido à distância, por meio de conexões impalpáveis (sem um meio físico ligando o usuário ao servidor), o termo “nuvem” se consolidou na descrição do processo.
Para que as empresas aproveitem melhor o potencial da cloud no processo de outsourcing de impressão é preciso buscar uma aplicação que permite fazer a conexão de uma multifuncional com nuvens disponíveis no mercado (Google Drive, DropBox, Evernote, SharePoint etc.), tanto nas digitalizações quanto na realização de buscas/impressão de documentos. Tudo diretamente do painel do equipamento, sem necessidade de aplicativos adicionais.
Ao fazer essa opção, os documentos podem ser digitalizados e replicados para a nuvem de forma rápida e fácil, fornecendo uma importante ferramenta de apoio para o time de vendas, representantes, consultores etc. – que têm acesso aos documentos digitalizados automaticamente, de qualquer local, utilizando tecnologia 3G/4G em smartphones e tablets. O documento também fica disponível para impressão em NFC, smartphone e RFID.
O armazenamento das informações na nuvem é executado através do Enterprise Content Management (ECM), que cria todos os processos de aprovação, mensageria e pesquisa de documentos. Após a digitalização, o documento é enviado para a núvem, onde segue um fluxo que acontece através do Workflow, plataforma que gerencia todos os documentos em diversos setores da empresa. O acesso é realizado por uma plataforma web e capturado por diversos meios de digitalização, as impressoras, scanners e até mesmo os smartphones.
Apesar das vantagens da implementação das nuvens, existem alguns riscos que envolvem segurança relacionados a tecnologia. Compliance, falha no provedor, indisponibilidade do serviço, eliminação de dados e proteção de dados, fazem parte dos problemas enfrentados. Os riscos de segurança não estão relacionados somente aos dados digitais, mas aos documentos em papel também.
O mercado brasileiro não está 100% preparado e o receio de deixar informações relevantes saírem da política de segurança sempre foi uma grande preocupação das empresas. Por outro lado,a proposta evoluiu muito e incorporou conceitos híbridos, onde boa parte das informações hoje são armazenadas na infraestrutura do cliente, enquanto outras ficam de fora, algo que pode ser adaptado de acordo com a necessidade do cliente. Para isso, é necessário identificar quais são os conteúdos que podem sair da empresa.
É necessário compreender que a partir do momento que o documento se torna digital, ele precisa estar em uma plataforma segura. A implementação do documento ECM, por exemplo, assegura confidencialidade, integridade e disponibilidade do mesmo. Além de permitir o controle do fluxo ao incorporar funcionalidades adicionais que aumentam o nível de segurança.
A resposta à pergunta que serve como título para este artigo é sim. Vale a pena usar a núvem no processo de outsourcing de impressão, desde que aliado a um parceiro preparado para atender a necessidade da sua empresa e garantir a segurança dos dados.
Fonte: Administradores
