Sim, pode parecer um contrassenso, mas é real.
Estamos falando de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, onde a grande vantagem, além do fato de, por não estar sendo impressa, a página não ter custo algum, vai estar disponível para ser acessada imediatamente por qualquer usuário, tal como fichas e documentação de funcionários ou relatórios, naturalmente aos habilitados e autorizados a isto.
De quebra, pode-se usar a assinatura digital e acesso compartilhado que permite que se façam alterações no documento, por exemplo, manuais, contratos de compra ou fornecimento, projetos etc., mantendo ainda todas as versões anteriores acessíveis para um caso de necessidade.
Prá facilitar, podemos ter acesso a partir de qualquer dispositivo, tais como desktops, notebooks, laptops ou mesmo celular, o que naturalmente, pode ser feito de qualquer lugar, até mesmo dentro de um avião em voo, portanto com ou sem acesso à rede.
Com a criação e implantação dos fluxos de trabalho, temos a certeza de que os documentos irão percorrer o caminho necessário para a visualização e aprovação das pessoas certas e na sequencia certa, ainda com a vantagem de podermos acessar estes documentos pelo que ele são, pelo titulo ou conteúdo, por exemplo, ao invés de termos de saber onde estão, quando ou por quem foram armazenados.
Todos nós sabemos o que significa arquivo morto, aquele espaço grande, muitas vezes até um prédio inteiro reservado à guarda de documentos que, periodicamente temos que “limpar”. Pois é, com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos nem este trabalho nós temos, pois, com a possibilidade de termos associado a cada documento o seu tempo de vida, vamos ainda otimizar os meios de armazenamento não gastando com o que não interessa, e automaticamente!
Só para dar um exemplo, nestes tempos de pandemia, empresas estão entrevistando e contratando candidatos para trabalhar home-office, sem a sua presença física, tudo pela internet onde a empresa envia as fichas e documentos digitalmente, o contratado preenche e envia seus documentos pessoais também digitalmente, desta forma a empresa pode ter funcionários trabalhando até em outros países, aproveitando assim o melhor de cada um, onde quer que esteja!
Enfim, agilidade, segurança e facilidade, sem esquecer-se da conformidade, são, com certeza a melhor forma de economizar nestes tempos (e por que não daqui prá frente?).
Walter Bruno Moretti/ColorSisthem – 09/07/2020
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