O setor público utiliza bem mais os registros em papel do que as indústrias. No entanto, tudo isso está mudando. Em todo o mundo, de Gana aos Estados Unidos, os governos estão se afastando de seus sistemas de registros em papel que consomem espaço e representam pouca segurança. Embora o papel sempre tenha desempenhado uma função importante no setor público, muitas organizações estão optando por digitalizar arquivos, liberando espaço de escritório e ajudando a equipe a encontrar dados rapidamente.
Por mais que a digitalização soe como um processo trabalhoso e tecnologicamente exigente, é possível simplificá-la usando uma impressora multifuncional (MFP).
Dispositivos como o Samsung MultiXpress 4 e 7 e o ProXpress SL-M4560FX permitem que você digitalize de forma eficaz – imprimindo, copiando, digitalizando e compartilhando dados – sem precisar alternar entre PCs e impressoras.
Se a digitalização for o seu objetivo, você precisará de um equipamento de digitalização adequado. As MFPs da Samsung são equipadas com unidades de digitalização econômicas e poderosas. Alguns dispositivos são equipados com scanners duplex, que digitalizam automaticamente as páginas em ambos os lados.
Para tarefas de digitalização mais exigentes, dispositivos como o MX7 oferecem um benefício. O MX7 é capaz de escanear velocidades de até 240 ipm.
Muitas MFPs da Samsung também apresentam a tecnologia OCR (Optical Character Recognition, reconhecimento óptico de caracteres em português), que permite aos usuários transformar arquivos digitalizados em documentos digitais editáveis. Formatos como esse são perfeitos se você precisar adicionar informações aos documentos após a digitalização.
A digitalização de dados pode ajudar você a acompanhar as informações – e até mesmo impedir que elas caiam nas mãos erradas. Afinal, os ministérios do governo em todo o mundo admitiram perder muitos documentos importantes ao longo dos anos.
A digitalização pode evitar isso, ajudando o usuário a criar um sistema no qual os documentos não podem ser extraviados. Em vez de classificar papéis em arquivos, você pode digitalizar documentos e, em seguida, enviá-los para uma variedade de destinos – diretamente de sua MFP.
As MFPs da Samsung permitem que os funcionários digitalizem para e-mail, pastas SMB ou FTP, discos rígidos, PCs, unidades USB e muito mais, simplificando os fluxos de trabalho dos funcionários.
Nem todos os ministérios do governo têm as mesmas políticas de armazenamento de dados. Alguns exigem que os arquivos sejam salvos em determinados formatos. Felizmente, os MFPs da Samsung são capazes de converter dados digitalizados em uma variedade de formatos, incluindo PDF, JPG, TIFF e XPS.
Dispositivos como a série MX4 também podem ajudar você a economizar em custos de armazenamento digital, convertendo documentos em formatos PDF compactos. Os PDFs compactos fornecem taxas de compactação adicionais de 30 a 60% para muitas classes de PDF.
Muitos dispositivos Samsung MFP também permitem criptografar arquivos PDF. Isso significa que você pode gerenciar documentos e garantir que documentos confidenciais fiquem longe de olhares indiscretos.
Muitos departamentos do setor público exigem que o hardware seja compatível com as soluções de software aprovadas pelo governo. Felizmente, muitos MFPs da Samsung são construídos na plataforma XOA-Embedded (XOA-E), uma máquina Java que permite personalização e integração com soluções de terceiros.
Muitas das multifuncionais da Samsung vêm com uma interface touchscreen semelhante a um tablet chamada Smart UX Center. A interface permite que os usuários façam o download de aplicativos e widgets do Smart UX que podem ajudar a simplificar os esforços.
Isso inclui o aplicativo Smart Scan, que permite editar diretamente da impressora, cortar digitalizações, reduzir o tamanho dos arquivos e melhorar a legibilidade.
O aplicativo Dynamic Workflow permite que você integre tarefas de digitalização, OCR e distribuição de documentos em fluxos de trabalho únicos e personalizados. Isso permite automatizar tarefas e expiar trabalhos de digitalização. Além disso, o aplicativo permite que você salve seus fluxos de trabalho como atalhos, para que os funcionários gastem menos tempo percorrendo os menus da impressora.
O Personalizador de Digitalização é um widget útil que ajuda vários membros da equipe a simplificar seus próprios processos de digitalização. Isso ajuda vários membros da equipe a simplificar seus próprios processos de digitalização, economizando tempo para todos.
Governo Digital
À medida que o mundo entra na era da Indústria 4.0, os governos estão começando a perceber o quanto é importante construir e manter registros digitalizados.
Os arquivos digitais são mais fáceis de proteger, pesquisar e gerenciar. E com o tipo certo de MFP, os órgãos do setor público podem começar a construir e manter sistemas de registros que atendam às necessidades futuras de políticos, dos funcionários do governo e do público em geral cada vez mais experiente em tecnologia.
Fonte: Samsung Printing Solutions
