O prazo para implementação da Portaria 315 do MEC foi estendido para Abril de 2021.
Com a extensão do prazo para as Instituições de Ensino Superior (IES) se adequarem às novas regras para gestão documental no setor da educação determinadas pelo Ministério da Educação e Cultura (MEC), que regulam a digitalização, preservação e guarda de todo o seu acervo acadêmico, as instituições conseguiram mais tempo para buscar parceiros adequados para o devido cumprimento da portaria.
O QUE É IMPORTANTE ENTENDER SOBRE A PORTARIA MEC 315?
A Portaria 315 define, em seu art. 37, o Acervo Acadêmico como “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.
Assim estão incluídos todos documentos como editais dos vestibulares, matrículas, as grades curriculares e suas eventuais alterações, o projeto pedagógico dos cursos, calendários acadêmicos, históricos escolares, comprovantes de estágio, declarações, entre muitos outros.
Não basta apenas digitalizar os documentos, também é preciso “garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais” (art.45, I).
Conforme o art. 46, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos das IES deve ter, obrigatoriamente, todas as características a seguir:
I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e
IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
Ou seja, tão importante quanto a digitalização dos documentos, é a sua gestão, organização e validade jurídica através do uso do certificado digital.
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A obrigatoriedade da digitalização do acervo acadêmico é uma oportunidade de transformar digitalmente a instituição, aumentando a produtividade, reduzindo custos, ganhando competitividade e atendendo as demandas dos alunos com qualidade e sustentabilidade.
Por isso, ao escolher a ColorSisthem como parceira nessa transformação, encontre tranquilidade e segurança para realizar a obrigatoriedade da norma com muita qualidade.
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